Les bonnes pratiques en paiement 💫

En paiement comme dans bien d’autres domaines, il existe de bonnes pratiques qui sont là pour vous aider à garder une gestion saine de tous vos types de paiement.

Le point de départ est de choisir son fournisseur de service

Choisissez un fournisseur de service reconnu, qui possède les accréditations nécessaires pour opérer. N’hésitez pas à demander une preuve d’inscription, après tout, c’est de VOTRE argent qu’il s’agit. Ici au Québec, l’organisme responsable de cette accréditation est L’Autorité des Marchés Financiers.

Vous implantez les prélèvements pré-autorisés des frais de condo ? Soyez conforme à la règlementation canadienne.

Au Canada, l’organisme qui régit l’industrie du paiement est Paiements Canada (paiements.ca). Pour être conforme à la loi, vous devez faire remplir un consentement à vos copropriétaires et le conserver avec vous. Le formulaire doit comporter plusieurs clauses afin d’être valide. Ne vous laissez pas avoir par les entreprises qui vous proposent des formulaires ultra simplifiés ou qui vous affirment qu’aucun formulaire n’est requis par la loi.

Soyez informé des risques et fraudes possibles

Choisissez un fournisseur de service impliqué qui aura à cœur de communiquer avec vous sur les fraudes en circulation. Une des fraudes qui fait présentement des dommages au sein de syndicats de copropriété est la fraude au paiement fournisseur. Un fournisseur engagé s’assurera de communiquer avec sa clientèle pour les aviser des risques et offrir des conseils en matière de bonnes pratiques.

À l’occasion du mois de la prévention de la fraude, Otonom Solution a mis en place un cahier spécial fraude à sa clientèle. Voici quelques points importants à mettre en place pour éviter la fraude que nous avons proposé lors de notre publication:

• Sans en aviser le demandeur, validez toute demande de changement de mode de paiement ou d’adresse en utilisant les coordonnées présentes à vos dossiers.

• Soyez attentif à la notion d’urgence. Ne payez aucune facture sous la pression.

• Assurez-vous que les travaux sont terminés et que vous vous êtes entendu avec le fournisseur pour un prix final. Tout changement subséquent à ce qui a été entendu devrait vous alerter

• Faites attention aux courriels bourrés de fautes, dont l’expéditeur ne vous semble pas familier ou qui arrivent en plein milieu de la nuit.

• Mettez en place une vérification par au moins deux personnes, surtout pour les paiements de sommes importantes.

• En cas de doute, rapportez immédiatement la fraude au poste de police.

Soyez à votre affaire.

Confiez le traitement de ses paiements est une chose, mais ne pas surveiller par la suite en est une autre. Vérifiez votre compte bancaire régulièrement pour vous assurer que tout est conforme à ce que vous avez soumis. Un fournisseur honnête et conforme vous fournira les outils pour suivre vos paiements et sera disponible pour répondre à vos questions en cas de besoin. Assurez-vous que votre fournisseur vous fournit des coordonnées pour le joindre facilement et qu’il vous répond dans un délai acceptable. Que ce soit par courriel ou par téléphone, c’est encore une fois de la gestion de vos paiements dont on parle, alors un bon service client fera toute la différence.