En paiement comme dans bien d’autres domaines, il existe de bonnes pratiques qui sont là pour vous aider à garder une gestion saine de tous vos types de paiement.

Le point de départ est de choisir son fournisseur de service

Choisissez un fournisseur de service reconnu, qui possède les accréditations nécessaires pour opérer. N’hésitez pas à demander une preuve d’inscription, après tout, c’est de VOTRE argent qu’il s’agit.

Ici au Québec, l’organisme responsable de cette accréditation est L’Autorité des Marchés Financiers.

Vous implantez les prélèvements automatiques des frais de condo ? Soyez conforme à la règlementation canadienne.

Au Canada, l’organisme qui régit l’industrie du paiement est Paiements Canada (paiements.ca). Pour être conforme à la loi, vous devez faire remplir un consentement à vos copropriétaires et le conserver avec vous.

Le formulaire doit comporter plusieurs clauses afin d’être valide. Ne vous laissez pas avoir par les entreprises qui vous proposent des formulaires ultra simplifiés ou qui vous affirment qu’aucun formulaire n’est requis par la loi.

Soyez informé des risques et fraudes possibles

Choisissez un fournisseur de service impliqué qui aura à cœur de communiquer avec vous sur les fraudes en circulation.

Une des fraudes qui fait présentement des dommages au sein de syndicats de copropriété est la fraude au paiement fournisseur. Un fournisseur engagé s’assurera de communiquer avec sa clientèle pour les aviser des risques et offrir des conseils en matière de bonnes pratiques.

À l’occasion du mois de la prévention de la fraude, Otonom Solution a mis en place un cahier spécial fraude à sa clientèle.

Voici quelques points importants à mettre en place pour éviter la fraude que nous avons proposé lors de notre publication:

• Sans en aviser le demandeur, validez toute demande de changement de moyen de paiement ou d’adresse en utilisant les coordonnées présentes à vos dossiers.

• Soyez attentif à la notion d’urgence. Ne faites aucun virement bancaire sous la pression.

• Assurez-vous que les travaux sont terminés et que vous vous êtes entendu avec le fournisseur pour un prix final. Tout changement subséquent à ce qui a été entendu devrait vous alerter.

• Faites attention aux courriels bourrés de fautes, dont l’expéditeur ne vous semble pas familier ou qui arrivent en plein milieu de la nuit.

• Mettez en place une vérification par au moins deux personnes, surtout pour les paiements de sommes importantes.

• En cas de doute, la meilleure façon de faire est de rapportez immédiatement la fraude au poste de police.

Soyez à votre affaire.

Qu’est-ce qu’un compte client ?

Un compte client en gestion immobilière est un dossier électronique ou physique qui rassemble toutes les informations relatives à un locataire ou à un propriétaire d’un bien immobilier géré par une entreprise de gestion immobilière.

Le compte client peut contenir des informations telles que le nom, l’adresse, les coordonnées de contact, la date de naissance, la profession, les références de l’emploi et de la location précédente, les informations bancaires, les contrats de location, les rapports d’inspection, les informations sur les paiements et les factures, les réparations et les rénovations effectuées sur la propriété, ainsi que toute correspondance échangée entre les parties.

Un compte client bien organisé permet à l’entreprise de gestion immobilière de maintenir une communication efficace et transparente avec ses clients.

Les informations contenues dans le compte client peuvent être utilisées pour faciliter la résolution des problèmes et des conflits, pour gérer les prélèvements automatiques des loyers et des charges, pour planifier les inspections et les réparations de la propriété et pour maintenir une relation positive avec le client.

En fin de compte, la gestion efficace des comptes clients peut aider l’entreprise de gestion immobilière à fournir un service de qualité supérieure à ses clients et à maintenir une excellente réputation sur le marché.

Les risques de fraude associés au compte client

Les risques de fraude liés à la gestion immobilière peuvent être préjudiciables pour les clients et leur confiance dans une entreprise.

Les fraudes peuvent inclure des cas de falsification de documents, de sous-location illégale, de changements non autorisés de coordonnées bancaires ou de contact, de paiements frauduleux et de demandes de remboursement de dépôts de garantie injustifiées.

Pour éviter ces situations, il est essentiel que les entreprises de gestion immobilière mettent en place des mesures de sécurité robustes, tels que des processus de vérification rigoureux pour tous les clients, des outils de surveillance pour détecter les activités suspectes, et des formations pour les employés sur la prévention et la détection des fraudes.

De plus, les entreprises peuvent renforcer la confiance de leurs clients en communiquant de manière transparente et en maintenant une relation de confiance.

Cela peut inclure des mises à jour régulières sur l’état de la propriété, des inspections régulières, un processus de résolution de conflits transparent et efficace, ainsi qu’un service client réactif et convivial.

Finalement, en étant honnête et en agissant avec intégrité, les entreprises peuvent créer une culture de confiance et de respect avec leurs clients comme chez Otonom Solution.

Exemples de fraudes dans l’industrie du paiement !

L’industrie du paiement est confrontée à divers types de fraudes, qui ont un impact négatif sur les consommateurs et les entreprises.

Voici quelques-unes des fraudes les plus communes dans l’industrie du paiement.

Tout d’abord, il y a la fraude par carte de crédit, qui consiste en l’utilisation non autorisée d’une carte de crédit ou de ses données pour effectuer des achats frauduleux.

Les fraudeurs peuvent voler des informations de carte de crédit en piratant des sites web ou des terminaux de paiement.

Ensuite, il y a la fraude de transfert d’argent, où les fraudeurs se font passer pour une personne de confiance pour demander un transfert d’argent à leur victime.

Les fraudeurs peuvent également utiliser de fausses identités pour ouvrir des comptes de transfert d’argent et transférer des fonds frauduleusement.

La fraude à la facture est également un type de fraude courant dans l’industrie du paiement. Les fraudeurs créent de fausses factures pour des produits ou services qui n’ont jamais été fournis ou qui ont été sur-facturés.

Enfin, il y a la fraude d’identité, où les fraudeurs utilisent de fausses identités pour ouvrir des comptes bancaires, des cartes de crédit ou des prêts.

Les fraudeurs peuvent également utiliser des informations personnelles volées pour accéder à des comptes bancaires ou de carte de crédit existants.

Pour prévenir ces fraudes, les entreprises de paiement doivent mettre en place des mesures de sécurité telles que l’authentification forte, la détection de fraude en temps réel et la surveillance de l’activité suspecte.

Les consommateurs doivent également être vigilants en vérifiant régulièrement leurs relevés de compte et en signalant toute activité suspecte à leur banque ou à leur fournisseur de carte de crédit.

À retenir!

En bref, confiez le traitement de ses paiements est une chose, mais ne pas surveiller par la suite en est une autre. Vérifiez votre compte bancaire régulièrement pour vous assurer que tout est conforme à ce que vous avez soumis.

Un fournisseur honnête et conforme vous fournira les outils pour suivre vos prélèvements automatiques, respectera les dates d’échéance et sera disponible pour répondre à vos questions en cas de besoin.

Assurez-vous que votre fournisseur vous fournit des coordonnées pour le joindre facilement et qu’il vous répond dans un délai acceptable.

Que ce soit par courriel ou par téléphone, c’est encore une fois de la gestion de vos paiements dont on parle, alors un bon service client fera toute la différence.

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